200万セルだった上限が2019/4現在は500万セルまで上限が解放されています。
もうこれで管理表でも在庫管理表でもなんでも作れるんじゃないの？！
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2022年3月に1000万セルまで制限が解放されました。もうこれ回避する必要もないんじゃないですか？
スプレッドシートってみなさん利用されていますか？
共同編集もできてGASも使えてExcelでは使えない便利な関数も使えるので私は非常によく使うのですが、Excelに比べて制限があるのも事実。
問題が発生しました
「この操作を行うとワークブック内のセル数が5000000の制限を超えてしまいます」
この文言がポップアップされたらアウトです。
一つのスプレッドシートファイルに500万セルしか使用できない制限があるのですがその制限を回避する小技をご紹介。
500万セル制限の回避方法
- 使用していないセルの削除
- シート内で集計を先に行いIMPORTRANGE関数を使って統合
不要なセルの削除
空欄になっていて何も入力していないセルは全て削除しましょう。まずはこれからです。
何も入力していないセルも制限のカウント対象となりますので削除です。
シートを分割して集計後にIMPORTRANGE関数を使って統合
これがちょっと分かりにくいため簡潔かつ丁寧にご説明します。
- 500万セルに達してしまったファイルを分割
- 分割したそれぞれのファイル内で集計を先に行う
- スプレッドシートをもう一枚新規作成し、先ほど集計した結果の入力されているセルを、IMPORTRANGE関数で参照する
まず500万セルの制限に達してしまったスプレッドシートを、500万セル以内に収まるようにファイルそのものを小分けして分割します。
小分けにしたシートそれぞれのファイル内で先に集計します。
結果を入力したいシートを新規作成し、IMPORTRANGE関数を使って先ほど集計した結果の入力されているセルを参照します。
IMPORTRANGE関数の使い方
関数の雛形：=IMPORTRANGE(“参照したいスプレッドシートのURL”,”シート名!A1:B3″)
- 参照したいスプレッドシートのURLをコピーして関数の中に入れます。
- 参照したいスプレッドシートのセルの範囲を入力します。
これだけで他のスプレッドシートのファイルから呼び出したいセルが簡単に呼び出せます。
とても便利で重宝する関数なので覚えておきましょう。
注意点としてはIMPORTRANGE関数を使う際、関数を入力したセルにマウスオーバーして「アクセスを許可」のボタンを押さないといけないので
「あれ？表示されない」
と思ったらボタンの押し忘れを確認してください。
まとめ
あまりにもデータの多い管理表などを作成する際に活用できる方法です。
ただ、集計を先に行わないといけないので500万セルを超えるデータを一括して連動して集計したいという場合には使えません。
Excelよりも使用できる関数の多いGoogleスプレッドシートは、様々な場面で活用できるため私はExcelよりGoogleスプレッドシート派です。
IMPORTRANGE関数が本当に便利で、今回は500万セル制限の回避に活用しましたが、もっと他に活用法がたくさんありますので、是非別の機会にご紹介します。
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