スプレッドシート関数にある程度慣れてきた頃だと新しくちょっとした管理表を作りたいと思うことがあると思います。
今回は過去に50個ほど管理表を作ってきた私が、過去の経験をもとに管理表を作成する際に気をつけたいことやコツを書きたいと思います。
運用や管理を社内業務で行なっている人に少しでもお役に立てればと思います。
管理表を作る際のポイント
まず、管理表の完成形をイメージすることが大切です。最終的にどのような管理表を作りたいかをはっきりさせましょう。そして次に必要なものが以下の項目です。
・その管理表を作るために必要なデータ
・ データを整形するための関数
上記2点を念頭において最初に考えておけばサクサクと管理表を作ることができると思います。
何よりも大切なのが完成した時のレイアウトイメージです。
管理表を作成する際の手順
ざっくりとした管理表作成の手順は以下の順番となります。
- 最終的な完成をイメージする
- 必要なデータを揃える
- 最終的な完成形にデータを配置するためのそれぞれの関数パーツを作る
管理表作成によく使う関数
QUERY関数
SUMIF関数
FILTER関数
REGEX系関数
UNIQUE関数
少し大きな管理表作る時に必要になるかもしれない少し難しい関数です。
逆にこれらの関数をマスターすることで作れない管理表はなくなると言っても過言ではないでしょう。
QUERY関数
SQL文のような書き方の関数で、 スプレッドシートをデータベースと見立ててデータを効率よく抽出する関数です。
SUMIF関数
ある一定の条件を基に数値を合算します。
FILTER関数
指定した条件を元に対象となるデータをリストで抽出します。
REGEX系関数
こちらの関数は正規表現を使った関数で、ノンプログラマーにとってはかなりとっつきにくい関数となりますが、これをマスターすればかなりのものです。
テキストの複雑な編集・置換などが思いのままに操れます。
Google App Scriptを書く際にもかなりの確率で活躍します。今後のためにも是非とも覚えたい関数の一つです。
UNIQUE関数
重複しているデータを省いてリスト化します。 この関数はあまり使う機会がないかもしれませんが知っているというだけで役に立つ場面が多々あります。
管理表作成のコツ
データの成形方法を書き出す
大まかな完成形のイメージが出来たら、その完成形に近づけるために必要なデータの成形手順を細かくメモがドキュメントに書き出していきます。
慣れてくるとメモも書かずに作成することができるようになりますが、頭の中が混乱しないためにも最初の方は出来るだけ書き出すことをお勧めします。
一気に完成形に近づけようとしない
少し大きな管理表となると使う関数やシートの数をできるだけ減らす方が動作が軽くて後々使い勝手が良くなります。
ただし、試行錯誤するうちに余計な時間がかかってしまい、本来管理表を作ることによって得られる生産性を無駄に消費することになるかもしれません。
パッと良い案が浮かばない時は、1枚計算用のシートを作成してデータを整形してから再度完成形にデータを組み直すという方法をお勧めします。
何度も管理表を作っているうちに経験値が溜まって
「このパターンは過去にやったことがあるぞ・・・」
というように 一気に完成形に持っていく関数の組み方が思うようになります。
それまでは、何度も管理表を作って経験値を貯めましょう。
まとめ
管理表を作るということは今まで覚えたスプレッドシートの関数や機能を余すことなく使えるかが勝負となります。
様々な関数や機能を知っていることで作れる管理表の幅が広がりますので、日々使ったことのない関数を積極的に使っていきましょう。
