Google スプレッドシートプルダウンリストの作成方法を解説!

操作

今回はスプレッドシートのプルダウンリストに徹底解説する。

クラス名簿や商品のリストをスプレッドシートで入力する時、決まったデータを入力するだろう。毎回決まったデータ手入力するのは非効率だ。

スプレッドシートのプルダウンリストを使おう。

スプレッドシートプルダウンリストの作成方法

スプレッドシートプルダウンリストの作成方法は、ざっと手順は以下の通りだ。

データ>>データの入力規則>>リストを直接指定をクリックし、リストに表示させたい文字を入力>>保存

次にスプレッドシートでプルダウンリストの作成方法を詳しく説明する。

「データ」タブの「データ入力規則」をクリックだ。

「リストを範囲で指定」を押してくれ。

すると、次の項目をが表示される。

  • リストを直接指定
  • 数字
  • テキスト
  • 日付
  • カスタム数式
  • チェックボックス

今回は部署名を作成するので、「リストを直接指定」をクリックだ。

①の欄に「部署名」を列挙し、保存だ。部署名は「,」で区切って入力してくれ。

以上が、スプレッドシートのプルダウンメニューの作成方法だ。

次に、今回作ったプルダウンメニューをC2~C21までを反映させていこう。

C2にカーソルを合わせたら十字マークが表示される。そのままダブルクリックするとC21まで反映されるはずだ。

※十字マークが表示された時に、下にドラッグしても同じように反映される。

しかし、ダブルクリックならスプレッドシートが自動的に反映してくれる。

スプレッドシートプルダウンの追加

一度作成したスプレッドシートメニュ―の中に新たにリストを追加したい人もいるだろう。

そんな時は、下記の画像の通り「データ入力規則」に進んでくれ。

リストの続きに新しく追加したいキーワードを入力して保存だ。画像上では「,生産管理部」と入力し保存した。

以上で、スプレッドシートプルダウンの追加は完了だ。

C1のプルダウンをクリックすると、下記画像の通り「生産管理部」が追加されているはずだ。

スプレッドシートプルダウンリストに空白は追加できる?

スプレッドシートメニュ―の中に「空白」を追加したい人もいるだろう。

しかし、残念だがスプレッドシートの場合、空白をリストに追加することはできない。

スプレッドシートの入力規則のリストは、リストから「空白セル」をを自動的に削除する仕様になっている。

ただし、代わりに次のようなワードを入力することでそれっぽく見せることができる。

  • なし
  • 入力なし
  • 未入力
  • 未着手

スプレッドシートのプルダウンリストの先頭に空白は追加できる?

先ほどの似た内容だが、こちらも同じくリストの中に「空白」を追加することはできない。

1つ前の見出しと同様に、「空白」の代わりにワードを入力し、回避して欲しい。

スプレッドシートのプルダウンリストに色付けする方法

スプレッドシートのプルダウンリストを見やすくする方法に「リストの色付け」がある。

例を挙げて解説する。

例えば、上記画像のように運動会のチームが色で分かれているとする。

運動会のチームの組別に色付けをしたい。

そういう場合には「表示形式」から「条件付き書式」を選択する。

次に「完全一致するテキスト」を選択する。

①「完全一致するテキスト」の下に「赤組」を入力。

②「カスタム」から「赤色」を選択。

③最後に、「完了」をクリック。

これで色付けは完了だ。

C2とC7の「赤組」のセルだけが赤色になっているはずだ。

ちなみに今回は使わなかったが、色付け以外にも下記のスタイルにも設定ができる。

  • B:太字
  • I:斜体
  • U:下線
  • S:打ち消し線

プルダウンリストに付けた色を横のセルに連動させる方法

上記画像は先ほど作成したシートだ。赤組だけ赤色が付いている。

現在の色付け方法では、赤組がどの学年なのかパッと見で分かりづらい。赤組の学年にも赤色を付けた方がいいだろう。

条件付き書式設定ルールを複数設定すると上記の画像のようになる。

どの学年がどの組なのかが、パッと見で分かるようになり、分かりやすくなった。

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