Googleスプレッドシートは、シートを会社の人や知り合いにURLなどで共有することができるようになっています。 この記事ではGoogleスプレッドシートの共有設定の方法を解説します。
スプレッドシートを共有する方法
早速、 スプレッドシートの共有方法を解説します。
共有の設定をする
共有したいスプレッドシートを開き、画面右上にある緑の共有ボタンをクリックします。
ポップアップで共有の画面が開いたら、共有したい相手のメールアドレスを入力します。 Googleワークスペースをご利用中の方や、アドレス帳に登録している相手であればアカウント名の入力でも可能です。
メールアドレスを入力できたら、右にあるプルダウンで共有相手の権限を設定できます。
権限の種類は以下の3つです。
- 閲覧者： 閲覧するだけならこちら
- 閲覧者(コメント可)：閲覧するけどコメントもできる
- 編集者：全て編集できる
権限を決めたら、 送信をクリックすることでメールアドレスに対して招待メールを送ることができます。
招待メールを送りたくない場合は、通知のチェックボックスを外せば送信されません。
Slackや、チャットワークなどのチャットツールで共有したい場合は、リンクをコピーをクリックし、コピーしたリンクURLを相手に伝えましょう。
共有した相手側には、招待メールに共有したシートのリンクが記載されていますので、そちらからスプレッドシートにアクセスすることができます。
共有相手にダウンロードやコピーをさせない設定
ポップアップした共有設定画面の右上にある歯車ボタンをクリックすると、共有の詳細設定が開きます。
こちらの詳細設定では
- 共有した相手が権限を変更して共有できる
- 共有した相手の閲覧者にダウンロード、印刷、コピーをさせない
この2つの設定を行うことができます。共有した相手にスプレッドシートをいじって欲しくない、壊されたくない場合などに使うと良いでしょう。
シートを保護して壊されるのを防ぐ方法
Googleスプレッドシートに慣れていない方や、大人数にシートを共有すると高確率で壊されることが多々あります。
復元や修正に時間を取られるのも嫌なので、未然に壊されるのを防ぐにはシートを保護しましょう。 スプレッドシートを保護する方法は別の記事で紹介します。
共有設定を解除する
共有したシートから相手を削除する方法を解説します。
画面右上の共有ボタンから設定を開き、共有済みのユーザ一覧の権限をクリックします。
共有時にはなかった削除と言う項目が表示されていますので、こちらをクリックすることで共有設定を解除することができます。
Googleドライブで共有設定をする
スプレッドシートを開かずにGoogleドライブから相手に共有する方法もあります。
Googleドライブを開き、共有したいスプレッドシートのファイルをクリックして選択します。
画面上部の人のアイコン、もしくはファイルの上で右クリックをして共有をクリックします。
複数ファイルを同時に選択して一括で共有することもできます。
共有に関する制限
便利なスプレッドシートですが、共有に関して制限事項があります。
主に以下の2つですが実運用ではあまり気にならないですね。
共有できる人数
共有できる最大の人数は200人までです。
実際に試した事は無いので何とも言えませんが、リンクで全体公開する場合は200人の制限の対象ではないと思われます。
共同編集を同時にできる人数
同時にスプレッドシートを編集できる人数は100人までです。
100人以上の人数で同時にスプレッドシートを編集すること自体が稀ですので、こちらの制限を気にする時は来ないかもしれません。
大企業だったらあり得るのかなぁ…あるとしたらどんなシートなんでしょうね。
URLで共有する方法
私はこの方法が1番お勧めです。簡単で早いからですが、細かいことを言えばメールアドレスで共有する方がセキュリティー面では安全です。
共有設定画面を開いて、リンクをコピーをクリックして相手に伝えるだけです。
ただし、デフォルトではメールアドレスで追加した相手にしかアクセスする権限が与えられていませんので、ファイルの共有権限をすべてのユーザに変更することで、今後はコピーしたリンクを教えるだけでリンクを知っている人は全員がアクセスすることができます。
セキュリティリスクがあるとすれば、ネット上の掲示板などにリンクを貼り付けてしまうと、誰でもリンクをたどってアクセスができてしまいます。（仕事でそんなことをする人は相当やばい人ですが、もしかしたら居るかもしれません…）
スマホのアプリ版スプレッドシートで共有する
Googleスプレッドシートはスマホアプリ版も用意されていますので、アプリから共有することもできます。
操作方法はPC版とほぼ同じです。
メールアドレスでユーザー追加
アプリ上の共有ボタンをタップして、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
送信ボタンをタップすることで、共有相手に招待メールを送信することができます。
ウェブに公開して共有する
Googleスプレッドシートは、ユーザを追加して共有する方法以外にもウェブに公開して共有する方法があります。 この共有方法を使う機会はほとんどないかもしれませんが、知っておくことでいつか役に立つ時がくるかもしれません。
リンクで公開する
ドキュメントのリンクを取得して貼り付けることで公開して共有することができます。
後悔するシートを選択したり、 公開するファイル形式を選択することもできます。
ウェブに埋め込む
既存のサイトや、ブログなどに埋め込むことで共有します。
Googleサイトにスプレッドシートを埋め込むときの方法と似ていますね。 社内マニュアルに掲載したい場合などに重宝すると思います。
スプレッドシートの共有方法まとめ
この記事で解説したように、スプレッドシートの共有方法には様々な方法があります。
共有したいケースに合わせて最適な共有設定を選びましょう。
共有時に注意すべき点は、セキュリティに関する点が主なところでしょう。
どのような相手に共有するかで設定方法も変わると思いますので、社内確認などをしっかり行って正しい共有設定を行いましょう。
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