人間はイメージを処理したり、言葉と思いを結びつなげたり、曖昧な雑学を覚えたりすることができます。ただし正確で使いやすいデータを頭の中で処理して保存することは得意ではありません。
現在、 Google スプレッドシートとして知られているデータテーブルは、人間の脳で覚えておくことのできない情報を整理するために発明されました。 Google スプレッドシートは分かりやすい方法で並べ替えたり、あたりをつけるのに役立ちますので、後でそのデータを見返し計算を行うことができます。
スプレッドシートの原点は、クフの大ピラミッドの建設に関与しているエジプトの王国公務員Merrerの日記に書かれているパピルスでできたスプレッドシートに、何千年も前から使われている形跡が残されています。
当時、紙は大量のデータを書き込んで計算するための唯一の手段でした。現在私たちはパソコンを持っています。
最初のパソコンのスプレッドシートであるVisiCalcが1979年にリリースされた時、釣り的にデータを書いて数値を計算し、紙の表に書く必要がなくなりました。わたしたちの使うツールが進化するにつれて、 マイクロソフトのExcelのようなソフトウェアが世の中に定着しました。
しかし、このような表計算ソフトは一台のパソコンにインストールされていたため、データを複数の人で共有することが困難でした。さらに、あなたの作ったシートが誰かに誤って消去されたり、コンピューターが壊れるたびにデータが消えてしまったり、色々なトラブルを抱えるものでもありました。
そして、次のスプレッドシートの進化として、 Google は2006年にスプレッドシートをオンラインで使えるようにしました。今では、 Google スプレッドシートはインターネットに接続しておけば他人と一緒に作業をすることが可能となりました。
Google スプレッドシートは、他のスプレッドシートのソフトと似ていますが、 オンラインで使えるアプリケーションなのでほとんどの表計算ソフトよりも優れています。どういった点が優れているのかまとめました。
- ウェブブラウザで使用することのできるスプレッドシートで、自宅にとらわれずオンラインであればどこからでも使用することができます。
- iOS と Android 用のモバイルアプリ、 Google Chrome などの Web ブラウザなどどのデバイスからでも使えます。
- Google スプレッドシートは無料で、 Google Drive、 Google ドキュメント、 Google スライドにバンドルされており、ファイル、ドキュメント、プレゼンテーションをオンラインで共有することができます。
- 他の似たようなソフトウェアとほぼ同じ機能が Google スプレッドシートには含まれています。なので、エクセルを使うことができる人であれば簡単に扱うことが可能です。
- アドオンをダウンロードしてインストールしたり、 スクリプトを書いて機能を付け足すことができます。
- オンラインで動作するアプリケーションのため、スプレッドシートを開いていなくても、自動的にスプレッドシート上でデータを収集し、計算させることができます。
あなたのようなスプレッドシートの初心者でも、エクセルのベテランでも、 このサイトに書いてある記事で Google スプレッドシート最大限活用できるように解説いたします。
まず、この初心者用のガイドから始め、 Google スプレッドシートの高度な機能を学び、 あなた独自のスプレッドシートの活用法を学びましょう。
もくじ
Google スプレッドシートのスタートガイド
このようなツールを上達するための一番の方法は、とにかく使ってみることです。
このページでは以下の方法を学びます。
- スプレッドシートを作成しデータを入力します。
- 簡単にデータを見るための機能
- 数式によるデータを追加、及びフィルタリング
- データの共有、保護、移動
スプレッドシートの共通用語
セル：スプレッドシート内の一つの四角の中または要素。
列：セルの垂直セット
行：セルの水平セット
範囲：行列またはその両方にまたがるセルの選択
数式：特定の結果を得るために使用する関数セル行列および範囲の組み合わせ
ワークシート：スプレッドシートを構成する行と列の名前付きセット。一つのスプレッドシートに複数のシートを作成可能。
スプレッドシート：ワークシートを含むドキュメントファイル全体。
Google スプレッドシートを初めて使用する場合、また以前にスプレッドシートを使用したことがない場合は、 Google のスプレッドシートスタートガイドを必ずお読みください。
知識をつけて自分のスプレッドシートを作り始めましょう。
スプレッドシートを作成してデータを入力します
Google スプレッドシートの最も重要なところは、無料であり、どの端末でも使用することができることです。これにより簡単にチュートリアルに従って練習することができます。必要なものはウェブブラウザと無料の Google アカウントだけです。マックや Windows を用意して Google スプレッドシートにアクセスするとすぐ使い始めることができます。
Google スプレッドシートに新しいスプレッドシートを作成する方法は三つあります。
- Google ドライブの新規ボタンをクリックし Google スプレッドシートを選択する。
- スプレッドシート内からメニューを開いて新しいスプレッドシートを選択する。
- スプレッドシートのダッシュボードから空白をクリックする。
これにより新しい空のスプレッドシートが作成されます。
Google スプレッドシートのインターフェイスはエクセルを使ったことがある人ならすぐに理解できるアイコンとタブで構成されています。
唯一の違いは、インターフェース要素の数を減らしたことです。 Excel を見てみるとボタンなどが多すぎて混乱しますね。
スプレッドシートにデータを追加する
空のスプレッドシートを見てみると、選択されたセルが青い輪郭で囲われていることに気づくはずです。
新しいスプレッドシートを開くとすぐに、入力を開始するだけで選択されたセルにすぐにデータが入力されることがわかります。データを入力する時にセルをダブルクリックする必要はなく、マウスを使用する必要はほとんどありません。これはエクセルと同じですね。
好きなセルを自由に選択してから何かを入力してください 。セルにデータを入力したら次の四つのどれかを実行できます。
- enter を押してデータを保存し次の行の先頭に移動します
- tab キーを押してデータを保存し同じ行の右に移動します
- 矢印キーをキーボードで押してオスト矢印の方向に一つセルを移動します。
- マウスで好きなセルをクリックするとそのセルに直接ジャンプします。
データの入力を手動で入力したくない場合はいくつかの方法でシート全体にデータを追加することが可能です。
- スプレットシートにテキストや数字のリストをコピー＆ペーストする。
- ウェブサイトから HTML テーブルをコピー＆ペーストする。
- CSV xls xlsx などの形式で既存のスプレッドシートをインポートする。
- クリックしてドラッグしてセル範囲内の任意の値をセルの範囲コピーする。
スプレッドシートにペーストできないようなデータでも意外とペーストできたりすることがあります。
注意点
データを貼り付けるときにセルをダブルクリックすると一つのセルの中にすべて入力されます。表に合わせて貼り付けたい時はセルをワンクリックしましょう。
ファイルの読み込みも簡単です。現在のスプレッドシートに直接インポートするか、 新しいスプレッドシートを作成するか、シートをインポートしたデータで置き換えることもできます。
インポートするときに使う一般的なファイルは CSV または xls と xlsx です。
私は新しく作っているデータを保つために、インポートする際は新しいシートを作成する方が好きです。データが混ざらないので後々助かります。
セルに入力したデータをコピーしたりするときに、楽な方法がありますので以下に記載します。
選択したセルの右下に小さい青い点が表示されていると思います。その青い点をドラッグして広げることでデータのコピーと同時に様々な機能を実行できます。
- セルのデータを複数の隣接するセルにコピーする。
- 隣のセルにセルの数式をコピーする。
- テキストの連番を作成する。
テキストの連番を作成する方法以下に記載します。セルA1に入力されたデータを選択し、表示されている右下の青い点を 押しながら下もしくは右にドラッグしましょう。
そうするとセルA1に入力されたデータの連番がコピーされて増えていったと思います。これはエクセルと同じですね。オートフィルというものです。